Kalendoriaus programėlės, kurios iš tiesų padeda: kaip susidėlioti kasdienybę, kad nieko nepamirštumėte

Daugeliui telefonas jau seniai tapo pagrindine darbotvarkės užrašų knygele, tačiau nemažai žmonių kalendoriaus programėlę vis dar naudoja tik susitikimams pažymėti. Tuo metu patys įrankiai per kelis metus smarkiai patobulėjo ir gali gerokai palengvinti kasdienybės organizavimą.

Jei kalendoriuje iki šiol vedate tik pavienius įrašus, verta skirti kelias minutes ir susitvarkyti jį taip, kad tvarkaraštis pradėtų dirbti už jus: primintų, grupuotų, dalintųsi ir padėtų planuoti laiką realistiškiau.

Kurį kalendorių rinktis ir kuo jie skiriasi

Tiek „Android“, tiek „iPhone“ telefonai turi įdiegtas kalendoriaus programėles, kurios daugeliui žmonių visiškai pakanka. Prie jų galima prijungti „Google“, „Microsoft“ ar kitą paskyrą ir matyti tuos pačius įrašus kompiuteryje, planšetėje ar naršyklėje.

Pagrindinis skirtumas tarp skirtingų kalendorių dažniausiai nėra funkcijų kiekis, o tai, su kuo jie geriausiai „sutaria“. „Google Calendar“ patogu, jei naudojate „Gmail“, „Google Meet“ ar „Android“ telefoną. „Outlook“ kalendorius labiau tinka, jei jūsų darbas susijęs su „Microsoft 365“. „Apple Calendar“ patogiausias tiems, kurie daugiausia naudoja „iPhone“, „iPad“ ir „Mac“.

Vienas kalendorius ar keli: kaip susitvarkyti tvarkaraštį

Dauguma programėlių leidžia turėti kelis atskirus kalendorius vienoje paskyroje. Tai naudinga, nes galite atskirti darbą ir asmeninius reikalus, šeimos veiklas, sportą ar, pavyzdžiui, vaikų būrelius. Visi įrašai matomi vienoje vietoje, tačiau prireikus tam tikrą sritį galima paslėpti.

Praktiškas modelis galėtų būti toks: atskiras kalendorius darbui, asmeniniams planams, šeimai ir, jei reikia, projektams ar studijoms. Skirtingoms sritims verta priskirti skirtingas spalvas, kad vos žvilgtelėję į dieną suprastumėte, kas ją užima.

Pasikartojantys įrašai: kaip vieną kartą įvesti ir pamiršti

Didelė dalis užduočių kartojasi: savaitiniai susirinkimai, treniruotės, būreliai, sąskaitų apmokėjimo terminai. Vietoj to, kad kiekvieną kartą kurtumėte naują įvykį, naudokite pasikartojimo funkciją. Galima nustatyti, kad įvykis kartotųsi kas savaitę, kas mėnesį, kas metus arba pagal pasirinktą schemą.

Pavyzdžiui, jei vaikų būrelis vyksta kiekvieną antradienį ir ketvirtadienį, vieną kartą įvedę įvykį galite pažymėti konkrečias savaitės dienas ir nustatyti pasikartojimą iki mokslo metų pabaigos. Vėliau, jei grafikas pasikeis, užteks pakoreguoti tik vieną seriją.

Priminimai: kada jie padeda, o kada tik trukdo

Kalendoriaus įrašas be priminimo dažnai lieka tik gražiu ketinimu, todėl verta nusistatyti realistiškus pranešimus. Daugumai situacijų pakanka vieno priminimo likus 10–30 minučių iki įvykio, tačiau važiuojant į kitą miesto galą gali prireikti išankstinio perspėjimo likus valandai ar ilgiau.

Jei per dieną gaunate tiek daug pranešimų, kad pradeda erzinti, tikėtina, kad turite per daug nereikalingų signalų. Peržiūrėkite nustatymus ir atjunkite priminimus tiems dalykams, kurių vis tiek nepamirštate, pavyzdžiui, visos dienos įrašams, kurie nėra skubūs.

Kaip suderinti darbo ir asmeninį laiką

Dirbant nuotoliu ar lankstiu grafiku riba tarp darbo ir asmeninio laiko dažnai išsitrina. Kalendorius padeda ją bent iš dalies susigrąžinti. Vienas variantas: darbdavio suteiktą darbo kalendorių naudoti tik darbo reikalams, o telefone pasirodyti tik darbo valandomis.

Asmeninį kalendorių tuomet galima laikyti atskirai ar matyti abiejų kalendorių vaizdą vienoje vietoje. Svarbiausia vengti situacijos, kai darbo ir asmeniniai įrašai sumaišomi taip, kad vakarienė su šeima kalendoriuje konkuruoja su skubiais projektų terminais.

Dalijimasis kalendoriumi su šeima ir kolegomis

Dauguma žmonių vis dar derina planus žinutėmis ar skambučiais, nors bendri kalendoriai šį procesą gali gerokai supaprastinti. Pavyzdžiui, šeimos kalendoriuje galima žymėti vaikų būrelius, gydytojų vizitus, atostogas ar bendrai planuojamus renginius.

Darbo aplinkoje dalijimasis kalendoriumi leidžia kolegoms matyti, kada esate užimti, net jei nenorite atskleisti visos susitikimo informacijos. Daugelyje sistemų galima nustatyti, kad kiti matytų tik užimtumo faktą, o ne detales.

Užduotės ir kalendorius: kas kurį papildo

Ne visos veiklos patogiai telpa į kalendoriaus langelius. Jei užtruksite tik 5 minutes ir tikslus laikas nėra svarbus, tai greičiau užduotis, o ne įvykis. Todėl daug žmonių kalendorių papildo užduočių programėlėmis arba naudoja integruotas užduočių funkcijas.

Pavyzdžiui, „Google Tasks“ ar „Microsoft To Do“ leidžia užduotims priskirti datas ir jos atsiranda šalia kalendoriaus įrašų. Tokiu būdu matote ne tik susitikimus, bet ir tai, ką tą dieną dar reikėtų padaryti, nors tam ir nereikia konkretaus laiko.

Naudingi, bet dažnai pamirštami triukai

Verta išnaudoti ir kelias mažiau akivaizdžias funkcijas. Pavyzdžiui, dauguma kalendorių leidžia pridėti prisijungimo nuorodą prie nuotolinio susitikimo ar prisegti dokumentą, kurio prireiks posėdžio metu. Tai ypač praverčia, kai susitikimų daug ir detalės greitai pasimeta.

Taip pat galima nustatyti laiko juostą kelionėms, kad susitikimai nesusimaišytų išvykus į kitą šalį, arba numatyti nedarbo laiką, kurio metu nauji susitikimai automatiškai nesiūlomi. Net ir tokie smulkūs nustatymai ilgainiui sutaupo nervų ir padeda išvengti nesusipratimų.

Ką verta įrašyti į kalendorių, o ko ne

Galiausiai svarbiausia taisyklė paprasta: kalendorius turi atspindėti realų laiką, o ne norus. Jei tam tikras įprotis vis neišsilaiko, galbūt jis čia apskritai neturėtų būti. Kita vertus, verta žymėti viską, kas turi aiškią pradžią ir pabaigą arba priklauso nuo konkrečios datos.

Svarbiems terminams, sveikatos vizitams, mokyklos renginiams ar finansiniams įsipareigojimams kalendorius gali tapti patikimu atminties pratęsimu. Svarbiausia skirti kelias minutes per savaitę ir jį peržiūrėti: suplanuoti, atsisakyti nerealių dalykų ir pasitikslinti, ar tvarkaraštis vis dar atitinka jūsų gyvenimą.