Kaip telefoną paversti asmeniniu asistentu: 7 paprasti triukai kalendoriui, priminimams ir buities reikalams

Daugelio išmanusis telefonas pilnas programėlių, tačiau dažnas vis tiek vėluoja, pamiršta sąskaitas ar svarbius skambučius. Priežastis paprasta: telefonas dažnai lieka pramogų įrankiu, o ne kasdieniu pagalbininku.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip per kelias valandas perkonfigūruoti telefoną taip, kad jis tyliai dirbtų už jus: primintų buities darbus, tvarkytų susitikimus, padėtų planuoti pirkinius ir net sumažintų kasdienio streso lygį.

Pradžia: mažiau bet aiškiau

Pirmas žingsnis, kad telefonas taptų patikimu asistentu, yra aiškus pagrindinių programų pasirinkimas. Vietoje kelių skirtingų kalendorių, užrašų ir priminimų įrankių verta apsistoti ties viena ar dviem stabiliai veikiančiomis programėlėmis.

Daugeliui pakanka gamintojo įdiegtų įrankių: „Google Calendar“ ar „Apple Calendar“, integruotos užrašų ir priminimų programos. Svarbiausia ne turėti „pačią geriausią“ programėlę, o nuosekliai naudoti tas pačias.

Kalendorius: vienintelė vieta viskam, kas susiję su laiku

Kalendorius turėtų tapti vienintele vieta, kurioje matote viską, kas susieta su konkrečia data ir laiku: susitikimus, gydytojo vizitus, svarbesnius šeimos planus, vaikų būrelius, darbinius įsipareigojimus.

Kiekvienam įrašui verta skirti bent kelias sekundes: aiškus pavadinimas, vieta (ar nuoroda į vaizdo pokalbį), trukmė ir priminimo laikas. Tokia disciplina iš pradžių atrodo lėta, vėliau tampa natūrali ir taupo laiką.

Primimų laiko nustatymas

Patogu turėti bent du priminimus: vieną iš anksto (pavyzdžiui, dieną ar kelias valandas prieš), kitą likus keliolikai minučių. Taip sumažėja rizika pamiršti reikalus, kuriems reikia pasiruošti, pavyzdžiui, susikrauti dokumentus ar nuvykti į kitą miesto galą.

Ilgainiui verta susikurti savo taisyklę, pavyzdžiui: viskam, kas vyksta ne namuose, priminimas prieš valandą ir prieš 15 minučių, o internetiniams susitikimams užtenka dviejų priminimų prieš 30 ir 5 minutes.

Priminimai ir užduotys: viskam, kas neturi tikslios datos

Ne visi darbai turi konkrečią valandą. Dalis jų yra lankstūs: užsisakyti elektrą, pasiskambinti gydytojui, atnaujinti draudimą, sutvarkyti dokumentus. Tokiems dalykams patogiau naudoti priminimų ar užduočių programą, o ne kalendorių.

Priminimų esmė paprasta: viskas, ką turite padaryti, bet negalite atlikti per kelias minutes, turi turėti įrašą sistemoje, ne galvoje. Taip išvengiate nuolatinio „nepamiršti nepamiršti“ jausmo.

Teminės užduočių grupės

Patogu suskirstyti užduotis į kelias aiškias kategorijas: namai, darbas, finansai, skambučiai, pirkimai. Dauguma priminimų įrankių leidžia kurti sąrašus ar žymes, tad užduotys nesusimaišo į vieną netvarkingą krūvą.

Pavyzdžiui, „darbo valandomis skambučiai“ gali būti atskira grupė, kurią pasitikrinate ryte ir per pietų pertrauką, o „buitis“ sąrašą peržvelgiate savaitgalį ar po darbo.

Pirkinių ir buities sąrašai: mažiau spontaniškų sprendimų

Pirkinių sąrašų programėlės ar net paprasti užrašai telefone padeda išvengti bereikalingų apsilankymų parduotuvėje ir nereikalingų pirkinių. Svarbiausia įpročio dalis: daiktą prisiminus, nebandyti atsiminti vėliau, o iškart įrašyti.

Naudinga turėti kelis aiškius sąrašus: maisto prekės, buitinė chemija, vaistinė, stambesni pirkiniai. Einant į parduotuvę tereikia atsidaryti reikiamą sąrašą ir braukti jau nupirktus punktus.

Bendrinti sąrašai šeimoje

Dauguma pirkinių ir priminimų programėlių turi bendrinimo funkciją. Tai leidžia turėti bendrą pirkinių sąrašą su partneriu ar šeima, kuriame matomi visi nauji įrašai. Vienas įrašo, kitas nuperka, trečias mato, kad jau nupirkta.

Toks sprendimas sumažina pasikartojančius skambučius „ko dar reikia?“ ir padeda labiau planuoti savaitės meniu ar namų darbus.

Rutinos ir pasikartojantys darbai

Daugiausia laiko ir energijos atima ne vienkartiniai, o nuolat pasikartojantys dalykai: savitarnos sąskaitos, komunaliniai mokesčiai, prenumeratų peržiūra, automobilio techninė apžiūra, reguliarūs gydytojo tyrimai.

Tokiems dalykams verta susikurti pasikartojančius priminimus. Jie gali kartotis kas mėnesį, kas tris mėnesius ar kartą per metus, priklausomai nuo užduoties. Svarbu juos suvesti su mintimi, kad vėliau sistema primins pati.

Minimalus, bet pakankamas detalumas

Kuriant tokį priminimą naudinga pridėti papildomą informaciją: prisijungimo adresą, sutarties numerį, sumokėjimo terminą. Tai leis kitą kartą reikalą sutvarkyti keliais paspaudimais, be ilgos paieškos el. pašte ar spausdintuose dokumentuose.

Taip po truputį telefone atsiranda ne tik datos, bet ir svarbiausia informacija, reikalinga užduočiai atlikti nuo pradžios iki galo.

Balso komandos ir DI pagalbininkai

Šiuolaikiniai telefonai leidžia priminimus ir užduotis sukurti neatrašant žinutės, o tiesiog ištariant sakinį. „Google Assistant“ ar „Siri“ gali greitai pridėti naują įrašą, kol vairuojate, gaminate maistą ar vaikštote.

Vietoje minties „reikės vėliau pasižymėti“ verta iškart pasakyti tokią komandą, kuri jums patogi, pavyzdžiui: „Primink rytoj 9 valandą paskambinti stomatologui.“ Vėliau tai bus tiesiog dar vienas tvarkingas įrašas jūsų sistemoje.

Teksto atpažinimas iš nuotraukų

Dalis DI funkcijų jau leidžia perkelti tekstą iš nuotraukų tiesiai į priminimus ar užrašus. Pavyzdžiui, galite nufotografuoti skelbimą su telefono numeriu ar raštelį iš gydytojo, o telefonas atpažįsta tekstą ir leidžia jį įklijuoti į priminimą ar kalendoriaus įrašą.

Taip sutaupoma laiko ir sumažėja klaidų tikimybė, lyginant su telefono numerių ar ilgų tekstų perrašymu ranka.

Pranešimų higiena: kad asistentas netaptų triukšmo šaltiniu

Jei kiekviena programėlė turi teisę siųsti pranešimus, telefonas ima blaškyti, o ne padėti. Todėl reikalinga sąmoninga pranešimų peržiūra ir išjungimas ten, kur tikrai nereikia nuolatinių aliarmų.

Naudinga palikti garsinius ar ekrane matomus pranešimus tik svarbiausioms programoms: žinutėms, skambučiams, kalendoriui, priminimams, kelioms darbo ar šeimos komunikacijos platformoms. Kitoms užtenka tyliai atnaujinamų ženkliukų ar visai jokių pranešimų.

Numatytos patikros valandos

Jeigu telefoną tikrinate kas kelias minutes, bet kuri sistema taps varginanti. Vertėtų nusistatyti konkrečias patikros valandas: darbinėms žinutėms, el. paštui, bendriems priminimams. Tokia tvarka leidžia telefonu naudotis sąmoningai, o ne impulsų pagrindu.

Po kelių savaičių naujas įprotis tampa natūralus, o sumažėjęs triukšmas leidžia geriau įvertinti, kur telefonas tikrai padeda, o kur dar reikia nedidelių korekcijų.

Savo sistemos peržiūra kas kelis mėnesius

Technologijos ir įpročiai keičiasi, todėl naudinga kas kelis mėnesius skirti pusvalandį sistemos peržiūrai: kurios programos tikrai padeda, kurios dubliuoja funkcijas, kokie priminimai niekada nevykdomi ir tik kelia kaltės jausmą.

Tokios peržiūros metu galima drąsiai ištrinti nereikalingus sąrašus, sujungti pasikartojančias užduotis, patikslinti priminimų laikus ir pasitikslinti, ar kalendorius dar atspindi realų jūsų gyvenimo ritmą.

Galiausiai, geras asmeninis asistentas telefone nėra tobulas ar sudėtingas. Jis tiesiog patikimas: viskas, kas svarbu, yra vienoje vietoje, atsiranda laiku ir netrukdo tuomet, kai norite pailsėti nuo technologijų.