Kasdien rašote žinutes ir laiškus? 7 paprasti rašymo įpročiai, kurie sutaupo laiką ir nervus

Šiandien didelę dalį darbo ir asmeninio gyvenimo sudaro rašymas: žinutės, el. laiškai, pokalbiai programėlėse, užklausos institucijoms, trumpi pranešimai kolegoms. Nors tai atrodo savaime suprantama, netvarkinga rašytinė komunikacija neretai atima daug laiko ir sukelia bereikalingų nesusipratimų.

Gerai žinoti, kad tam nereikia būti rašytoju. Pakanka kelių praktiškų įpročių, kurie padeda aiškiau formuluoti mintis, greičiau parašyti ir rečiau „gesinti gaisrus“ po netiksliai suprastų žinučių.

Aiškus tikslas prieš pradedant rašyti

Prieš spausdami „rašyti“, skirkite keliolika sekundžių įvardyti sau, ko tiksliai siekiate: informuoti, paprašyti, suderinti, patvirtinti, atšaukti ar išspręsti problemą. Vienas aiškus tikslas leidžia išvengti padrikos ir ilgos žinutės.

Jei bandote viename laiške išspręsti kelis nesusijusius reikalus, gavėjui tampa sunku suprasti, nuo ko pradėti ir kas svarbiausia. Tokiais atvejais verta suskaidyti rašymą į du atskirus laiškus arba aiškias dalis su atskiromis pastraipomis.

Trumpas kontekstas ir esmė pradžioje

Daugelis žmonių pirmiausia permėto laišką akimis. Jei svarbiausia mintis „palaidota“ viduryje, ji lengvai praleidžiama. Todėl derėtų pradėti nuo trumpo konteksto ir iškart įvardyti esmę, o detales palikti vėlesnėms pastraipoms.

Patogu laikytis tokios struktūros: 1) viena–dvi eilutės, kodėl rašote; 2) sakinys ar du su svarbiausiu prašymu, sprendimu ar klausimu; 3) detalės, nuorodos, dokumentai ar papildoma informacija tiems, kurie nori gilintis.

Kai tikėtinas atsakymas: viena žinutė, vienas klausimas

Jei iš žmogaus laukiate konkretaus sprendimo, stenkitės vienoje žinutėje ar trumpame laiške užduoti vieną aiškų klausimą. Ilgos žinutės su penkiais skirtingais klausimais dažnai gauna vieną miglotą atsakymą, o likę klausimai pasimeta.

Tais atvejais, kai būtina aptarti kelis dalykus, padeda sunumeruotas sąrašas. Tokiu būdu adresatas gali atsakyti pagal punktus, o jums lengviau patikrinti, ar niekas neliko nuošalyje.

Trumpi sakiniai ir aiškūs veiksmažodžiai

Ilgi, keliomis eilutėmis nusitęsiantys sakiniai reikalauja daug koncentracijos. Ypač telefono ekrane jie tampa sunkiai skaitomi. Patogiau mintį skaidyti į kelis trumpesnius sakinius, vengti perteklinių sudėtinių konstrukcijų ir kelių įmantrių terminų vienoje vietoje.

Naudinga atkreipti dėmesį į veiksmažodžius. Vietoj miglotų formuluočių „reikėtų“, „būtų galima pagalvoti“ aiškiau rašyti, ką siūlote ar prašote padaryti: „pasižiūrėk“, „išsiųsk“, „patvirtink“, „informuok“ iki kada.

Svarbiausi terminai ir datos – visada raštu

Jei susitariate žodžiu ar pokalbių programėlėje, vėliau nesunku skirtingai prisiminti, kas buvo sutarta. Todėl po svarbesnio skambučio pravartu keliomis eilutėmis užfiksuoti esmę raštu: datą, laiką, terminus, atsakomybes.

Tai ypač aktualu darbe, bet naudinga ir asmeniniuose reikaluose: sutartam vizitui, paslaugai, nuomai, pirkimui ar bendram pirkiniui su draugais. Paprastas apibendrinantis laiškas ar žinutė vėliau padeda išvengti nesusipratimų ir ginčų.

Emocijos ekrane: mažiau užuominų, daugiau aiškumo

Rašytinėje kalboje dingsta kūno kalba ir balso tonas, todėl lengva nesuprasti ironijos ar užuominų. Verta vengti dviprasmiškų pastabų, užmaskuoto nepasitenkinimo ir „pasislėpusių“ priekaištų.

Jei tema jautri, pagalvokite, ar tikrai ją reikia spręsti raštu. Kartais saugiau trumpai susiskambinti, o po to raštu užfiksuoti tik priimtus sprendimus: taip ir atmosfera išlieka ramesnė, ir informacija lieka aiški.

Naudingi šablonai pasikartojantiems laiškams

Daugelis kasdien rašomų pranešimų yra labai panašūs: atsakymai dėl terminų, sąskaitų, užklausos institucijoms, priminimai ar padėkos. Vėl ir vėl formuluoti nuo nulio atima daug laiko, be to, didėja rizika pamiršti svarbią detalę.

Gali padėti keli iš anksto pasiruošti šablonai: trumpos mandagios pradžios, užklausos forma, priminimo struktūra, padėkos pavyzdys. Vėliau užtenka tik pakeisti konkrečias detales ir nebekurti viso laiško nuo pradžių.

Kada geriau nerašyti, o atidėti

Staigus noras „tuoj pat parašyti“ dažnai kyla pykstant, jaučiant nuoskaudą ar stresą. Tokiomis akimirkomis lengva parašyti tai, ko vėliau gailėsitės arba kas bus suprasta kaip asmeninis puolimas, nors to nenorėjote.

Jei jaučiate stiprias emocijas, pravartu išsisaugoti juodraštį ir grįžti po keliolikos minučių. Iš naujo perskaitę žinutę, dažnai pastebėsite, ką verta sušvelninti, sutrumpinti ar išvis ištrinti ir pasirinkti kitą bendravimo būdą.

Kaip matuoti, ar rašote aiškiau

Norint įsitikinti, ar tokie įpročiai veikia, galima stebėti keletą paprastų dalykų: kiek dažnai žmonės klausia pasitikslinti, ar dažnai tenka siųsti „dar vieną laišką“ tik tam, kad išaiškintumėte, ką turėjote omenyje.

Jei pastebite, kad atsakymų paprašyti vieną kartą užtenka dažniau, o susitarimai vyksta greičiau ir su mažiau papildomų žinučių, vadinasi, jūsų rašytinė komunikacija tapo aiškesnė ir taupo ne tik jūsų, bet ir kitų laiką.