Daugelis prisipažįsta, kad didžiausias laiko vagis darbe ar namuose yra ne susitikimai ir ne skubios užduotys, o nuolat atsidarantis el. paštas. Laiškai byra visą dieną, susikaupia šimtai neskaitytų žinučių, o jausmas, kad „kažką praleidau“, lydi net po darbo.
Tvarkingas el. paštas nėra tik graži vizija. Keletas apgalvotų įpročių gali pastebimai sumažinti stresą, padėti neišmėtyti dėmesio ir aiškiau matyti, kas iš tiesų svarbu šiandien.
Kodėl el. paštas taip vargina ir kas iš tikrųjų trukdo
El. paštas trukdo ne vien dėl laiškų kiekio. Labiausiai sekina nuolatinis perjunginėjimas: darbas, laiškas, žinutė telefone, vėl darbas. Smegenys nespėja „persijungti“, todėl jaučiamės pavargę, nors realiai mažai ką nuveikėme.
Prie to prisideda ir neapibrėžtumas. Dalis laiškų laukia atsakymo, dalis yra informaciniai, dalis net neaišku, ar reikės kada nors prie jų grįžti. Kai viskas suplakta į vieną sąrašą, prarandame kontrolės jausmą, o kartu ir motyvaciją tvarkytis.
Kiek kartų per dieną tikrinti el. paštą
Vienas didžiausių pokyčių, kurį galima padaryti be jokios technikos, yra susitarti su savimi, kada tikrinate el. paštą. Nuolatinis programėlės atidarinėjimas atima daug daugiau laiko, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.
Daugeliui pakanka trims aiškiems ciklams per dieną: ryte, per pietus ir popiet. Tarp šių laikų el. pašto langas uždaromas, o pranešimai išjungiami. Taip atsiranda ilgesni nepertraukiamo darbo tarpai.
Greito apdorojimo taisyklė: ką daryti su kiekvienu laišku
Vien tik rečiau tikrinti neužtenka, jei kiekvieną kartą pasimetate, ką daryti su naujais laiškais. Padeda paprasta taisyklė: kiekvieną atidarytą laišką iš karto priskirti vienai iš keturių kategorijų.
Peržiūrint el. paštą, prie kiekvienos žinutės priimamas greitas sprendimas: ištrinti, deleguoti, atsakyti arba pažymėti, kad reikia veiksmų vėliau. Svarbiausia, kad nė vienas laiškas neliktų be aiškios „etiketės“.
Keturi sprendimai: ištrinti, archyvuoti, deleguoti, atsakyti
Jei laiškas nereikalingas ir ateityje, geriausia jį ištrinti ar bent perkelti į archyvą. Kuo mažiau „šlamšto“ pagrindinėje dėžutėje, tuo lengviau priimti sprendimus dėl likusių žinučių.
Laiškus, kuriems aiškiai reikia kitų žmonių veiksmų, verta persiųsti atsakingam kolegai ar partneriui, trumpai parašant, ko tikimasi. Jei galima atsakyti per kelias minutes, geriausia padaryti tai iš karto, kad laiškas nebegrįžtų į sąmonę vėliau.
Kaip elgtis su laiškais, kuriems reikia daugiau laiko
Sunkiausia su laiškais, kuriems reikia apmąstymo, dokumentų paieškos ar ilgesnio atsakymo. Juos verta aiškiai atskirti nuo visų kitų ir nepamiršti įtraukti į savo užduočių sąrašą, o ne laikyti tik pašto dėžutėje.
Paprastas būdas: pažymėti tokį laišką „žvaigždute“ ir užsirašyti užduotį darbotvarkėje, nurodant konkretų laiką, kada prie jo grįšite. Tuomet el. paštas tampa tik informacijos šaltiniu, o ne užduočių planavimo įrankiu.
Aplankai, filtrai ir žymos: kiek jų iš tikrųjų reikia
Daug aplankų ir taisyklių ne visada reiškia tvarką. Dažnam pakanka vieno pagrindinio aplanko svarbiems laiškams ir kelių papildomų nuolat pasikartojančioms temoms, pavyzdžiui, sąskaitoms ar projektams.
Filtrai gali automatiškai nukreipti naujienlaiškius ir reklamą į atskirą aplanką, kad jie neužgožtų svarbių laiškų. Žymos ar kategorijos padeda greitai matyti, kas susiję su darbu, asmeniniais reikalais, finansais ar mokymais.
Naujienlaiškių ir reklaminių laiškų „derliaus nuėmimas“
Didelė dalis el. pašto triukšmo yra naujienlaiškiai ir pasiūlymai, kuriems kadaise patys sutikome. Kas kelias savaites verta skirti dešimt minučių ir atsisakyti bent kelių nebenaudingų prenumeratų.
Vietoj to, kad kas kartą trintumėte tokį laišką, paieškokite nuorodos „atsisakyti prenumeratos“ ir skirkite papildomą minutę, kad to paties siuntėjo žinučių ateityje tiesiog nebegautumėte.
Greiti šablonai dažnai kartojamiems atsakymams
Jei pastebite, kad dažnai rašote labai panašius atsakymus, verta susikurti kelis pagrindinius šablonus. Tai gali būti trumpi atsakymai dėl terminų, susitikimų, dažnai užduodamų klausimų ar pristatymų.
Šabloną galima įklijuoti ir šiek tiek pakoreguoti pagal situaciją. Taip ne tik sutaupomas laikas, bet ir sumažėja rizika pamiršti svarbią informaciją, kurią įprastai įdedate į tokius laiškus.
Kaip elgtis su el. paštu po darbo valandų
Jei el. paštas nuolat seka paskui ir po darbo, laisvalaikis niekada netampa pilnai laisvas. Vertėtų sąmoningai nuspręsti, ar tikrai būtina vakarais tikrinti laiškus, ar vis dėlto dauguma reikalų gali palaukti ryto.
Galima susikurti aiškią ribą, pavyzdžiui, po tam tikros valandos el. paštas nebenurodomas telefone pirmame ekrane, o pranešimai išjungiami. Aplinkiniai dažniausiai prisitaiko prie aiškių taisyklių, kai jos nuosekliai laikomasi.
Ką galima padaryti šiandien per 15 minučių
Tvarkymasis el. paštu neturi virsti dideliu projektu. Užtenka šiandien skirti penkiolika minučių ir pasirinkti vieną žingsnį: išjungti pranešimus, nusistatyti tris laiškų tikrinimo laikus arba atsisakyti kelių nereikalingų naujienlaiškių.
Svarbiausia, kad kiekvienas žingsnis mažina kasdienį triukšmą. Kuo aiškiau valdome savo el. pašto įpročius, tuo lengviau sutelkti dėmesį į darbus, santykius ir poilsį, o ne į nuolatinį gaunamų laiškų srautą.
