Nuolat ieškodami geriausių būdų sutvarkyti ir „suliekninti“ perpildytą el. pašto dėžutę, dažniausiai remiamės vienu bendru principu – laiškus tvarkome pagal jų gavimo laiką. Tačiau verta šį įprotį apversti aukštyn kojomis ir vietoj chronologinio rūšiavimo pabandyti laiškus tvarkyti pagal siuntėją. Taip dažnai daug greičiau išsivalysite dėžutę.
Valydami savo pašto dėžutę tikriausiai laikotės tam tikros sistemos, pavyzdžiui, nusprendžiate, kuriuos laiškus ištrinti, kuriuos atlikti, kam deleguoti ar kuriuos atidėti vėlesniam laikui. Tačiau, jei tiesiog einate nuo viršaus žemyn ir žiūrite vien į laiką, sudėtinga pastebėti pasikartojančius raštus. Kiekvienos dienos laiškai ir poreikiai atrodys vis kitokie, priklausomai nuo to, kas tuo metu vyksta.
Rūšiuodami gautus laiškus pagal siuntėją, o ne pagal laiką, galite aiškiai matyti, iš ko (ar iš kokių sistemų) dažniausiai gaunate žinutes. Jei tai naujienlaiškiai ar reklaminiai pranešimai, viską galite ištrinti vienu kartu. Jei tai konkretus žmogus iš darbo, tai gali būti signalas, kad į jo laiškus turėtumėte reaguoti prioritetiškai. Tokiu atveju verta pažymėti šį kontaktą kaip svarbų arba tiesiog sąmoningai skirti daugiau dėmesio laiškams iš šio siuntėjo, nes žinosite, kad jie dažniau yra reikšmingi.
Net jei naudojatės „vieno prisilietimo“ ar „dviejų prisilietimų“ taisyklėmis, kai kiekvieną laišką atidarote iškart jį gavę, rūšiavimas pagal siuntėją vis tiek padeda. Atpažinę tam tikrus pasikartojančius siuntėjus, jaučiate didesnį skubumą reaguoti į jų laiškus ir lengviau jiems suteikiate prioritetą.
Taigi, užuot kasdien trynę ar delegavę laiškus po vieną, galite iš karto tvarkyti ištisas siuntėjų „partijas“ – taip visas rūšiavimo procesas tampa daug spartesnis.
Kaip rūšiuoti laiškus pagal siuntėją „Gmail“ pašte?
„Gmail“ pašto dėžutėje nėra galimybės vienu mygtuku išrikiuoti visą gautų laiškų aplanką pagal siuntėją, tačiau galima greitai atsirinkti vieno konkretaus siuntėjo laiškus ir taip juos patogiai „sudėti į krūvas“.
Jei jūsų gautų laiškų sąraše jau matote bent vieną norimo siuntėjo laišką, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite komandą, atitinkančią funkciją „Rasti visus laiškus iš šio siuntėjo“. Tuomet bus atveriamas vaizdas, kuriame rodomi tik to konkretaus siuntėjo laiškai.
Tą patį galite padaryti ir naudodami paiešką. Paieškos laukelyje įrašykite from:[el. pašto adresas] ir patvirtinkite. Taip bus parodyti visi laiškai iš nurodyto siuntėjo. Taip pat galite paspausti išplėstinės paieškos piktogramą ir laukelyje „Nuo“ įvesti siuntėjo vardą ar el. pašto adresą.
„Gmail“ neleidžia automatiškai išrikiuoti visos gautųjų laiškų dėžutės vienu kartu pagal siuntėją – kiekvienam siuntėjui tokias „grupes“ teks susikurti paieška atskirai. Vis dėlto net ir taip galima gana greitai „partijomis“ ištrinti ar sutvarkyti daug laiškų.
Kaip rūšiuoti laiškus pagal siuntėją „Outlook“ programoje?
„Outlook“ šiam metodui tinka gerokai geriau nei „Gmail“. Čia galite išrikiuoti visą gautųjų laiškų aplanką ne tik pagal siuntėją, bet ir pagal kitus gavėjus, laiško dydį ar kitus kriterijus.
„Outlook“ lango viršuje pasirinkite parinktį „Filtruoti“ (angl. „Filter“), tada – „Rikiuoti pagal“ (angl. „Sort by“) ir nustatykite, kad laiškai būtų rikiuojami pagal siuntėją. Kai kuriose „Outlook“ versijose reikia eiti į skirtuką „Rodinys“ (angl. „View“) ir skiltyje „Išdėstymas“ (angl. „Arrangement“) pasirinkti „Nuo“ (angl. „From“).
Tuomet visi laiškai gautųjų aplanke bus išrikiuoti pagal siuntėją – taip labai patogu juos „sudėti į krūvas“, greitai peržiūrėti ir, jei reikia, masiškai ištrinti ar kitaip sutvarkyti.
